|
【行业解决方案】
|
随着工艺品行业市场的逐步放开和贸易竞争的日益激烈，贸易公司现有的贸易管理方式已经存在很多不能跟上发
展步伐的地方，信息化的管理已经成为贸易公司管理模式转变的必然趋势，并日益显现出传统管理模式无法比拟
的优势和魅力，是在工艺品行业激烈的市场竞争中立于不败之地的必然选择。
|
|
（一）、强化信息管理，把握市场商机
长期以来贸易公司对业务员具有很大的依赖性，各种产品信息分割在业务员手上，上级很难进行统一调配和安排，不仅如此，国际市场商机更是稍纵即逝，
反应迟延很难抓住贸易机会。一套成熟的贸易软件能够完全弥补这种不足，它可实现对公司产品信息、客户信息、供应商信息等基本贸易要素的周密管理，
彻底消除信息孤岛现象，利用系统帮助，可有效把握全局，集聚有效的资源，搏击国际市场。
（二）、新的报价方式，准确生成报价，提供贸易机会管理
能否将手上的贸易机会转化为现实的交易合同，在很大程度上取决于对客户询价的报价反馈内容和反馈速度，传统的报价方式需要查阅资料，如产品价格、运输路线、供货商信息、国际货币兑换汇率等等，再有就是以前的报价记录等等，这给业务员带来繁重工作量不说，更浪费大量时间，手工确定速度也慢，并且不能保证本次报价是最优化最符合目前市场波动情况的价格。而计算机管理所特有的精确、及时、迅速的优势对这点就有完全的弥补，用户只需将各种数据信息输入，几分钟不到，系统即可给出用户最准确、最符合该次交易条件的报价，彻底简化报价过程。
（三）、面面俱到的贸易管理，提供成本、风险、执行跟踪
如何控制交易过程，避免交易风险，是大多数贸易公司必须面临的难题，尤其是国际贸易商，面对复杂的国际贸易环境，多变的国际贸易流程，
重重出口环节，更需要良好的交易过程管理。成熟的贸易管理软件，能够为用户提供最周密的交易过程管理，从收到订单用户立项开始，
软件即为用户提供包括成本核算、风险评估、合同状态跟踪、执行监控等多种服务，避免贸易风险。不仅如此，当大量的交易同时发生或者更
甚至是交错存在时，贸易软件还能够为用户制订完善周密的贸易计划，方便用户统一安排，合理调配资源，利用计算机软件的优势，贸易公司可
以毫不费力的实现科学的业务管理。
（四）、熟知产品库存动态，合理安排进销存
产品库存是贸易公司重点关注对象之一，最理想的产品库存状态莫过于是最紧俏、正在交易中的产品恰好都有库存，但要达到这种状态，
依靠传统的管理模式是非常困难的，信息化的库存管理能够为用户带来的是面对面的库存动态汇报，并提供虚拟库存功能，这种库存管理对于
有工厂作业的贸易商来说尤其重要，依靠软件，贸易商可以在最短时间内得到原料库存、产品库存、产品需求之间的动态配比关系，从而制订出
合理的采购、生产、调拨方案，实现最佳成本配置。
（五）、迅速及时的结算评估，协助进行业务利润分析，建立最佳产品结构
业务核算是一个牵涉面很广的过程，也是最能直接反应企业经营效益，要将基础的业务数据进行转换和分析，得出各种利润指数，它不仅需要核算
人员手中要掌握大量基础数据，还需要动用各种工具，对数据进行横向、纵向分析，得出评估报告，以此为基础总结该单交易的盈亏，
并进一步对所有交易进行综合评定，在此基础上得出利润增长点和利润增长弧度，这是个非常复杂且繁难的过程。现在的软件技术，则可以将上述过
程进行最大限度的优化，利用系统内自身的数据基础和数据思维逻辑，软件可以为用户提供已完成订单的实际成本利润情况、收付款情况、业务执行
情况进行横向、纵向的统计比较和趋势分析，得出该笔业务的利润、成本、损益情况，对于尚未执行完毕的订单，管理软件同样能够提供现时的资金结算情况，
执行成本情况，供用户决策参考。不仅可以按照订单进行结算评估，系统还可以协助用户以部门为单位，进行该部门利润结算和考核，以业务员为单位，进行个
人利润创造利润统计和考核，以产品为单位，提供产品创造利润统计和分析，从而为用户建立起最佳业务产品结构。
（六）、快速准确的单证制作、票据制作，规范、提供操作层作业模式和效率
贸易过程中会涉及大量单证制作，例如：报关单、装箱单、产地证、发票、信用证，和多组票据制作，如：银行转帐支票、进帐单、电汇单、汇票、
现金支票、现金缴款单等，这些单证和票据，都可以通过管理软件来制作，并完全符合行业通用标准，且方便快捷，没有手工制作的繁琐和数据误差，
不仅如此，通过设计全新的套打和连打功能，还能实现一组数据一次输入，全套单证、票据即可生成，且保证单单相符。
（七）、提供客户关系管理，协助进行客户资信评估
贸易过程中对于交易对方的资信评估是非常重要的，尤其是长线国际贸易，交易双方对于另一方难以取得足够的资讯资料，信用能见度比较低，在这种情况下，
客户关系管理就变得尤为重要，贸易管理软件能为用户提供多角度多层次和客户之间的业务往来记录以及资金往来记录，以这些数据为基础，
协助用户对客户进行资信评估，从而正确定位客户在企业客户关系层的战略地位并制订切合实际的整体攻略。
|
|
在参考分析了典型的工艺品行业的运作模式后，慧龙工业品软件以业务系同为核心，包括四大部分：样品档案；业务系统；储运系统；财务管理和决策支持，
主力解决工艺品企业所面临的业务管理瓶颈，规范业务操作流程。
（一）样品档案
工艺品行业的产品分类较多，错综复杂，客户需求千变万化，为了提供一个典型开放式的样品管理平台，我们采用了可无限自由扩展的多级目录结构；
产品类型繁杂也就意味着成本核算复杂多变，为了能使产品即时的反映由于市场生产材料和人力资源成本的变化所引起的产品成本变化，我们采用即时成本测算，
用户只须把目前市场上生产材料的成本和人力资源成本维护好，所有产品的成本都会即时自动测算成本，使用户不必担心历史数据与当前产品成本相脱离；
工艺品产品的包装方式也很复杂，为了使用户免去由于包装方式的变化所引起的包装成本变化而手动去计算包装成本，系统提供了包装公式的制订，
用户只需自己定义好包装公式，那么采用此包装方式的产品的包装成本将自动由系统计算；样品档案数据一旦入库，就可以做为公司的基础数据为报价和制订合
同提供数据来源。
（二）业务系统
业务系统是核心部分，是衔接产品供应商和公司客户的纽带，管理着公司业务操作的主要流程，
能提供管理层需要的统计分析数据和报表，也是慧龙工艺品软件核心价值的体现。
报价管理：随着工艺品行业市场竞争的日趋激烈，能否及时、
准确的提供即保证公司利润又接近客户心理价格的报价单是能否赢得市场的关键，慧龙报价单制作的主要功能为在用户确定了报价客户后，
系统会根据客户的基础数据自动生成报价单的价格条款、付款方式、保险方式等业务数据，当用户添加或导入了报价单产品明细后，
系统会自动根据客户费用信息、客户价格和产品成本自动计算每款产品的换汇并得出该报价单的平均换汇，
使用户不必计算成本就可以准确的得出该单的利润率。
合同管理：合同是公司最关键的业务数据，由于工艺品行业具有合同零散，数量较多的特点，
随着公司业务量的增加，对合同的管理就变得尤为重要，同时合同是贯穿业务、船务、财务等几个部门的数据纽带，
如果流程控制不当，会导致几个部门的工作效率低下，职责混乱，数据丢失，错改等现象，慧龙合同管理除了具有报价所具有的自动生成数据
和自动计算换汇的功能外，还在流程控制上做了严格的控制，当业务制订的合同没有进行确认前，该合同只对该业务员可见，一旦确定，
财务才对该合同具有审核和锁定的权限，财务锁定后业务就失去了对该合同的控制权，使职责明确，流程清晰；同样业务制订的备货信息再没确认
前船务也是看不到的，确认后经船务锁定，业务也失去了对备货信息的控制权。
客户管理：客户资源是公司赖以生存和发展壮大的最重要的无形资产，所有的工艺品行业在发展过程中都会遇到由于业务与客户
的关系管理不当或其它原因给公司带来的客户资源流失，慧龙软件对业务采用客户资源分配制度，每个业务员只能对上级主管分配在自己名下的
客户有浏览和业务数据的制订权限，其他的客户信息对该业务是隐蔽的，这样既能使业务专注于自己的客户，又能保证客户信息的安全；
同时对于业务自己发掘的陌生客户在进行信息录入的时候，系统只提供给该客户低级别的信用度，可以保证业务对该客户制订的合同信息
只能采取安全的付款方式和发生较小的信用额度，如果需要更改客户信用度，只能由上级具有改权限的用户进行更改。
供应商管理：由于客户需求的复杂，目前工艺品公司销售的产品有相当一部分是采购的，由于采购产品的质量和能否如期交货关系着公司能否
顺利收汇和是否会遭到客户的索赔要求，所以对供应商的管理显得尤为重要，慧龙软件的供应商管理提供审核功能，只要用户选定一个时间段，
系统会自动的计算出该事件段内该供应商的及时交货率和初次验货合格率，再与该供应商的年产值和认证情况一并算出该供应商在该时间段内以100
为满分的分数并记录进数据库，从而为管理层决定是否继续与其合作提供参考数据。
（三）储运系统
业务备货后，船务得到备货信息，就可以进行单证处理、报关、分柜；仓管员根据订单进行进出仓录入，
整个数据流在系统有步骤的掌控下一气呵成，毫不拖沓。
（四）财务系统
解决方案的财务管理包括对资金的管理、对成本的控制，进行库存对帐，付款记录等，与此同时，利用各个系统之间的无缝接合，
业务系统和财务系统的所有数据均可实现共享。决策数据支持
慧龙软件采用开放式数据库，具有强大的存储和取数功能，能够为用户提供多种数据查询和分析图示，
并附带各种数据分析工具，可从不同角度对数据进行横向、纵向的统计对比和数据分析，协助用户建立最佳产品结构和业务模式
|
|