在谈及一个系统的解决方案的时候，必不可少的要从行业的特点或存在的问题着手，也只有在对行业的有了正确分析，并得到深刻理解的情况下，解决方案才能显示出价值，这是系统的基础。我们对外贸工艺品行业有着以下的理解和分析：
从开发到最后客户订单的完成要经历几个月的、多个流程的运作。繁多的流程中任何一个环节的失误都将带来严重的损失，甚至整个业务的失败。长时间的运作周期使企业处于资金周转慢，占用资源多等不利的局面
在以人为主要运作工具的管理模式中：虽然有流程，但是缺乏有效的控制；虽然有管理，但是缺乏规范的标准；虽然有跟踪、监督，但是缺乏有序的执行；在日常业务操作上面，突发事件多，员工们疲于救火；重复操作更是耗费了员工大量的精力和时间
当传统的行业优势已经不在的时候，行业继续发展的瓶颈问题便不再得以隐藏，反而是快速的摆在企业面前。企业要继续获得成功、继续得以发展就必须面对这些问题，并积极的寻找解决之道。
“工欲善其事，必先利其器”，在企业信息化已经成为必然趋势的大背景下，诸多的企业管理软件作为企业运营的工具发挥着越来越重要的作用，并成为了企业成功、发展的不可或缺的基础工具。同所有的事物一样，企业的信息化过程也并非一帆风顺，同样企业信息化也不是包治百病的灵丹，有几个基本的概念必须首先予以明确：
在结合以了上的外贸工艺品行业特点，并考虑到企业信息化过程中要明确的基本因素，慧龙软件以“向企业提供严谨的流程管理、高效的运营操作、准确的数据集中、灵活的实际应用”为出发点，对该行业的软件系统提出了系统本身必须具备的特点
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既要能实现企业现在的成功，又有利于企业未来的发展
系统要基于整个业务生态流程而开发，该流程要突破单个企业的界限，实现与客户、合作伙伴及供应商的协同操作，拥有了能够适应变革、富有创新性的集成和应用平台。系统能随着企业的发展而拓展，实现与该平台内其他系统的衔接，从而支持了企业的长远发展。使系统成为企业运营的持续性的基础工具。
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既要有成熟的系统功能，同时又要保证实际操作中的简易性
只有丰富、适用的系统功能才能成为企业运营的基础工具，但是没有简易、可行性强的操作方式，系统将不会被从事日常业务处理的员工所接受，从而使系统失去了应用基础，或者迫于管理制度的压力对系统进行曲线应用。这不仅使系统的应用遭到失败、企业购买系统的资金被浪费，同时员工对系统的不完全应用又增加了不必要的时间、精力。
所以只有两者得到充分的结合，系统拥有了应用基础，系统功能得到了充分的发挥，从而使整个企业驾驭了系统，使系统成为企业运作的高效的基础工具
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系统要体现流程的严谨性，同时又要保证实际应用的灵活性
流程性是外贸工艺品行业的典型特点，作为工具的系统必然要具备严谨的流程性来适应企业的运作，重要的是改变传统工作模式中的一些无效的控制、无序的监督。但外贸工艺品行业自身的复杂、多变的情形也必须被重视，否则系统将成为企业日常运作的障碍，不仅不利于及时、准确的工作处理，反而会给操作者带来更多的麻烦，变成了两种或多种方式在工作。
所以必须对行业内的规则、方式有全面的、充分的理解和掌握，并将这些严谨性、灵活性的因素以适当的方式结合到系统中。使系统成为企业运作的唯一的基础工具。
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系统不仅能对管理层提供功能支持，更重要的是能契合日常的业务处理工作
无论从流程的控制方面、还是决策的分析、制定方面，这些都需要系统提供相应的功能支持，从而让管理者对企业或所属领域有全面、深刻的理解，为完善公司的治理水平提供基础依据。但这些可获得的信息是日常操作人员所提供的，如何让操作人员在高效完成本职工作的同时，不增加额外的时间、精力完成管理者所需数据、信息的录入、收集工作？
操作者的录入数据保证了企业的正常运营，系统对这些数据进行相关的处理后，不仅能满足下阶段操作者的需要，同时满足了管理者的需要。使系统成为企业运作的全方位的基础工具。